Que faites-vous quand quelqu’un vous propose un rendez-vous ? Si vous acceptez les horaires qu’il vous propose sans réfléchir, il y a de fortes chances que vous ayez toujours l’impression de manquer de temps — et donc d’énergie — pour les projets importants de votre vie.
Quand il s’agit de votre temps, faites toujours en sorte de le contrôler au maximum. Le temps est ce que vous avez de plus précieux, ne l’oubliez pas. Vous devez le prendre au sérieux.
Pour y arriver, la meilleure technique que j’ai trouvé est de définir un planning idéal — c’est à dire définir la façon dont vous aimeriez organiser votre temps si vous n’aviez aucun imprévu — puis de tout faire pour essayer de respecter cette organisation.
Ceci se fait à deux niveaux : votre semaine et votre journée.
Votre semaine idéale
Pour concevoir le planning de votre semaine idéale, essayez de créer des blocs de temps pour organiser vos journées et regrouper les activités identiques. Réfléchissez comment découper votre semaine selon des thèmes — inutile de rentrer dans les détails.
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Par exemple, le lundi matin je fais le point sur mes projets ; le jeudi après- midi je regroupe tous mes rendez-vous à l’extérieur ; le mardi matin je le consacre à l’écriture d’un article pour le blog, etc.
Une fois votre planning idéal établi, vous devez tout faire pour le respecter. Si vous travaillez en équipe, communiquez-le à vos collègues pour qu’ils sachent quand ils peuvent planifier des rendez-vous ou des réunions avec vous, ou au contraire à quels moments ils ne doivent surtout pas vous déranger.
Accordez autant de temps que possible à votre projet principal, et faites en sorte que les blocs de temps qui lui sont consacrés soient aussi longs que possible. Pour travailler efficacement, vous devez avoir de longues plages de travail ininterrompues. C’est le meilleur moyen d’être efficace, concentré et créatif.
Votre journée idéale
Tout comme vous avez défini le planning idéal de votre semaine, vous devez définir à quoi ressemble une journée idéale. Le principe est le même que pour la semaine, sauf qu’ici l’objectif est de vous focaliser sur les détails, les routines que vous voulez mettre en place pour être efficace.
Deux moments de la journée sont particulièrement importants : les premières heures qui suivent votre réveil, et les quelques heures qui précèdent votre coucher. Ce sont deux périodes où vous pouvez planifier des routines que vous pourrez facilement respecter sans être interrompu par des obligations personnelles.
Par exemple, votre journée idéale pourrait ressembler à ceci :
- 6h : réveil
- 6h30 : sport
- 7h00 : douche et méditation
- 7h45 : déjeuner en famille
- 8h30 : début de ma journée de travail
- Etc.
Une fois votre semaine idéale et votre journée idéale définies, vous devez faire votre maximum pour les respecter.
Lorsqu’un client vous appelle pour fixer un rendez-vous par exemple, proposez-lui le jour et l’heure qui correspondent à votre organisation (jeudi après-midi, car dans votre semaine idéale vous regroupez vos rendez-vous ce jour là ; 14 heures, car dans votre journée idéale, vous vous réservez le créneau midi-14h pour déjeuner puis faire une courte sieste).
S’il vous dit qu’il ne peut pas, proposez-lui le même créneau la semaine suivante.
S’il ne peut toujours pas, vous pouvez alors lui proposer un autre créneau horaire, mais toujours la semaine suivante. Ainsi, s’il a vraiment besoin de ce rendez-vous, il essayera de se plier à votre planning.
Faites tout votre possible pour que ce soit les autres qui s’adaptent à votre planning et non l’inverse. C’est extrêmement important. En fonctionnant ainsi, vous reprendrez la main sur votre temps et arriverez enfin à travailler efficacement sur vos projets.
N’ayez pas peur de vexer un client ou un collègue en fonctionnant ainsi. Dans la réalité, ce sera souvent l’inverse qui se produira : votre interlocuteur comprendra que vous faites attention à votre temps, et l’interprètera comme un gage de sérieux. Il comprendra également que vous n’êtes pas à sa disposition, ce qui vous permettra d’établir une relation plus saine, basée sur le respect mutuel des personnes et de leur temps.
Et si vous perdez un client qui considère que vous devriez être à son service, c’est une bonne chose. Il aurait été un mauvais client de toute façon. Un client capricieux, qui ne pense qu’à lui et qui aurait été une source de problèmes.
Gérez votre planning comme un pro et vous serez considéré comme un pro.
(Le Journal Idéal intègre un outil pour définir votre journée idéale et votre semaine idéale. La version numérique est gratuite. Découvrez-le ici : https://lejournalideal.com)