Lorsque vous êtes confronté à un problème urgent, vous n’avez souvent pas d’autre choix que de le résoudre rapidement.
Si vous y réfléchissez, vous vous apercevrez que bien qu’ils soient urgents, ces problèmes sont rarement importants, mais leur caractère urgent vous incite à les faire passer avant d’autres sujets pourtant plus importants.
Le risque, si vous ne faites rien pour changer cela, c’est que les urgences s’accumulent, et qu’elles finissent par occuper tout votre temps.
Aussi, lorsque vous êtes confronté à un problème urgent, résolvez-le aussi vite que possible, mais prenez le temps, une fois l’urgence passée, de comprendre quelle en était la cause profonde, et faites votre possible pour que cela ne se reproduise pas.
Ce travail se fait sur le long terme. Au début, vous aurez l’impression d’être moins efficace qu’avant — vous perdez du temps à analyser et à résoudre un problème alors que vous auriez pu clôturer l’incident en quelques minutes —, mais à long terme, vos efforts payeront : les urgences se feront plus rares, et vous retrouverez du temps à consacrer aux choses importantes.
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Si vous avez du mal à gérer votre temps, Le Journal Idéal vous aidera à vous organiser. Chaque semaine, il vous rappellera de résoudre les causes profondes des problèmes auxquels vous êtes confronté.
Un autre outil intéressant et que je vous conseille d’essayer est la matrice d’Eisenhower. Il s’agit d’un outil on ne peut plus simple : deux droites perpendiculaires qui séparent une feuille en 4 quadrants.
En haut vous regroupez les tâches importantes et en bas celles qui ne le sont pas ; à gauche vous regroupez les tâches qui sont urgentes, et à droite celles qui ne le sont pas — comme sur le schéma précédent. (Vous pouvez tracer ce tableau sur une simple feuille de papier, ou utiliser l’une des nombreuses applications qui ont été conçues sur ce principe — Focus Matrix par exemple).
Ensuite, à chaque fois qu’un problème ou une tâche vous incombe, prenez le temps de l’analyser et de la placer dans le cadrant adéquat de votre matrice. Vous pourrez alors agir de manière adaptée à son degré d’urgence et d’importance :
- Ni urgent, ni important : si une tâche n’est ni urgente ni importante, ne la faites pas, c’est une perte de temps.
- Urgent mais pas important : ces tâches sont à éviter au maximum, mais si vous ne pouvez pas éliminer une tâche qui entre dans ce cadrant, faites tout votre possible pour l’automatiser ou la déléguer — surtout si elle est amenée à se reproduire (votre comptabilité en fin de mois par exemple) —, car le temps que vous passez ici n’est pas d’une importance capitale pour votre avenir et votre réussite.
- Urgent et important : si une tâche est importante, il vous incombe de la réaliser, et vu qu’il s’agit d’une urgence, vous devez le faire rapidement. Mais faites en sorte, après coup, d’éviter qu’elle ne se reproduise — ou du moins, si elle doit se reproduire, qu’il ne s’agisse plus d’une urgence.
- Important mais pas urgent : pour travailler sereinement et efficacement, vous devriez consacrer le plus de temps possible aux taches qui atterrissent dans ce cadrant là.
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » — Dwight D. Eisenhower