Mon système pour garder la tête vide (et créer sereinement)

Vous avez été nombreux à répondre à mon dernier mail et je vous en remercie. Beaucoup d'entre vous m'ont décrit le même problème : des idées partout, des choses à ne pas oublier, et cette sensation que le cerveau tourne en permanence — même quand vous essayez de vous concentrer sur un projet.

Vous êtes nombreux à avoir une activité créative en parallèle de votre vie professionnelle, à multiplier les centres d'intérêt et les projets qui vont avec, et même les retraités d’aujourd’hui ont une vie très active.

Nous en avons parlé récemment sur le blog (relire à ce sujet : Le mythe de la niche — Faut-il vraiment se spécialiser ? et L'ère du polymathe augmenté) : le monde change et nous devons nous y adapter. Mais sans action concrète de notre part, sans travail sur nous même, sans système pour s’organiser, ce nouveau monde tend à augmenter sensiblement notre charge mentale, et cette impression de devoir tout faire et tout gérer en même temps.

Je connais bien cette sensation. J'ai vécu avec pendant des années, et elle n’est ni agréable, ni productive. Dans mon précédent article (Le paradoxe que personne ne vous explique sur la créativité), je vous parlais d'un paradoxe : pour être créatif, vous devez accepter le chaos. Mais vous ne pouvez l'accepter que si le reste de votre vie est correctement organisé.

Aujourd'hui, je veux vous montrer concrètement comment je fais, mais avant ça, je voulais vous partager l’e-mail que Maxime, l’un des lecteurs de la newsletter, m’a envoyé à ce sujet. Il illustre parfaitement le potentiel, et même l’impact, que peut avoir, sur votre vie et votre quotidien, une bonne méthode d’organisation.

Voici donc les mots de Maxime :

« En ce qui me concerne, j'utilise ma propre version de ton journal idéal (un mélange allégé du journal idéal et de "winning the week method"). Depuis 2018 je dirais. Le matin, je vais au café du coin. Je prends un bon café (à jeun, après un grand verre d'eau) et je copie ma todo du jour, depuis mon journal, sur un quart de feuille A4 qui est dans ma poche arrière de mon jean. J'y reprends ce que j'ai fait la veille (ainsi je n'oublie jamais rien). Cette étape qui semble archaïque, me vide complètement la tête des « je dois faire ceci ou cela ». Je peux alors travailler sereinement et m'immerger littéralement dans le travail, être nettement plus créatif et efficace que les autres. Je le vois. En quelques années, grâce à cette organisation (que je tiens en grande partie de toi), j'ai monté deux boîtes qui connaissent un succès certain (+40 salariés), je suis devenu professeur à la faculté, je donne des conférences aux États-Unis et partout en Europe, j'ai appris une nouvelle langue, tout ça en évitant l'hiver trois années consécutives et en voyageant à travers le monde. Il reste toujours de quoi améliorer la méthode, mais avec ton Journal Idéal ainsi que L'énergie de la réussite, je me sens déjà très bien outillé pour aller droit vers le succès et suivre mon étoile polaire. Du reste, je dirais que c'est la discipline et la gratitude qui font le taff. Et la chance, bien sûr. »

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La plupart des gens notent des choses. Dans Apple Notes. Dans un carnet. Sur un post-it. Dans une app quelconque… Le problème, ce n'est pas de noter, mais ce qu’il se passe après.

Si vous notez quelque chose, mais que vous n'êtes pas certain de le relire, votre cerveau garde la charge mentale. Il continue de tourner en arrière-plan, de peur que vous oubliiez. Noter ne suffit pas. Il faut être SÛR que vous allez relire.

Le système que j’ai mis en place il y a des années, au moment de développer Le Journal Idéal, et que j’ai aujourd’hui fait évoluer, ou plus exactement adapté au numérique, tient en deux principes, on ne peut plus simples. Les voici :

Principe nᵒ 1 : tout noter sans réfléchir.

Dès qu'une pensée m'encombre l'esprit — une idée, une chose à faire, quelque chose à ne pas oublier —, je la note immédiatement.

L’objectif à cette étape est double :

1. se vider la tête, et
2. éviter de laisser passer une bonne idée ou quelque chose d’important.

Ce que vous devez bien comprendre ici, c’est que ce n’est absolument pas le moment de juger une idée, ou d’organiser quoi que ce soit. Vous notez tout, sans aucun jugement à ce stade.

Que l’idée soit bonne ou mauvaise, que le projet soit réaliste ou pas, que la tâche soit prioritaire ou non, que vous ayez envie de le faire ou pas… peu importe ! Tout ce que vous avez à faire, c’est enregistrer cette pensée qui traverse votre esprit.

Et pour que le système soit efficace, il faut limiter au maximum les frictions.

Comme nous venons de le voir, vous ne devez pas hésiter à noter une idée. Mais vous ne devez pas non plus vous demander où la noter. Il faut que ce soit toujours au même endroit.

Inutile aussi de formuler correctement ce que vous notez. Ecrivez comme ça vient, même si c’est désordonné — vous aurez le temps de clarifier plus tard.

Enfin, il faut que votre système soit accessible, simple, et rapide (il m’arrive de noter des idées au milieu d’une conversation, en conduisant, ou même sur mon vélo quand je suis sur un sentier en montagne… Et parfois, une idée est oubliée en moins de trente secondes, je suis sûr que ça vous est déjà arrivé.)

Jusque-là, j’utilisais un petit carnet que j’avais toujours dans la poche. C’est une option qui fonctionne très bien, mais elle a ses limites, notamment quand j’ai une idée en voiture, alors que je conduis.

Je suis aujourd’hui passé au numérique, et la dictée vocale de mon iPhone m’est souvent très utile de ce côté-là : je peux noter une idée même lorsque je conduis.

Et pour que ce système soit parfait, j’ai développé une application dont je vous ai déjà parlé : Keepsake.

Comment je fonctionne grâce à Keepsake ? Très simple : dès que j’ouvre l’application, un espace toujours accessible, quelle que soit la page où je me trouve, me permet de noter mes idées en un quart de seconde.

J’écris, j’enregistre, et je peux le sortir de mon esprit. Trois secondes et c’est réglé. Et ça fonctionne aussi bien depuis mon mobile que depuis mon ordinateur.

Instantanément, lorsque je prends une QuickNote (le nom de code de ces notes rapides dans Keepsake), mon idée se retrouve dans un espace appelé « Inbox » (ma boite de réception à idées et notes).

Vous le voyez, sur la capture d’écran précédente, dans la barre latérale gauche de l’interface. Le chiffre affiché indique le nombre de QuickNotes que j’ai en attente de traitement dans mon Inbox.

Principe nᵒ 2 : chaque soir, vider l'Inbox.

Je vous l’ai dit : votre cerveau oubliera une idée ou une tâche seulement s’il est certain que vous relirez au moins une fois la note que vous avez prise.

Le deuxième principe de mon système est donc simple : chaque soir, je passe en revue chaque note prise dans la journée, et décide quoi en faire.

Là encore, peu importe l’outil. Ça fonctionne avec un carnet, un journal, des post-it, une feuille A4 que vous gardez dans la poche, votre application de notes habituelles…

Mais quand j’ai conçu Keepsake, j’ai fait en sorte que ce principe soit bien plus efficace qu’en utilisant n’importe quel autre système.

Comme je vous l’ai expliqué, toutes mes QuickNotes se retrouvent dans mon Inbox. Le soir, j’ouvre donc cet espace, et je retrouve toutes mes notes.

Là, je relis chaque note, et me sers des différentes options proposées par Keepsake pour m’organiser et agir :

• Si c’est quelque chose que je dois faire, je transforme la note en tâche, en seulement deux clics : Transformer > Tâche. Je lui ajoute éventuellement une échéance, et j’enregistre. La note disparait, elle est planifiée, je la retrouverai quand j’en aurai besoin.
• Si c’est un évènement ou quelque chose que j’ai fait, je transforme la note en entrée pour mon journal, et là aussi, en deux clics seulement. Transformer > Entrée du journal. C’est enregistré, je pourrai le retrouver si besoin, et la note disparait.
• Si c’est une information ou une citation que je veux garder, je clique sur « Copier », j’ouvre ma base de connaissances, et je colle la note dedans. Je peux ensuite supprimer la note originale, et passer à la suivante.
• Et si l’idée notée dans la journée n’est plus pertinente ? Je la supprime, tout simplement.

En quelques instants, j’ai terminé de passer en revue toutes les notes de ma journée.

Le soir, l’Inbox est vide. Ma tête aussi.

Et, cerise sur le gâteau, chaque note, tâche ou évènement que vous créez dans Keepsake peut être rattaché soit à un contact, soit à un projet. Vous pouvez ainsi créer un système relationnel complet, un réseau d’idées, de notes et de tâches, pour toujours garder le contrôle de vos relations et de vos projets — qu’ils soient créatifs, professionnels ou personnels.

Si ce système fonctionne, c’est parce qu’il est simple, et surtout qu'il supprime l'incertitude.

Quand je note quelque chose, je SAIS que je vais le relire le soir même. Mon cerveau peut lâcher prise. Il n'a plus besoin de garder cette information en mémoire « au cas où ».

C'est comme vider un réservoir qui se remplit en permanence. Si vous ne le videz pas régulièrement, il déborde. Et quand il déborde, vous perdez le contrôle.

Vous avez peut-être déjà un carnet ou une app de notes. Mais posez-vous honnêtement la question : relisez-vous vraiment ce que vous notez ?

Si la réponse est non — ou « pas toujours » —, alors votre cerveau ne lâche pas prise. Et vous ne libérez pas réellement votre espace mental.

Keepsake est construit autour de ces deux principes.

QuickNotes et l’Inbox sont au cœur de tout. Vous capturez sans réfléchir. Vous traitez chaque soir. Et vous repartez le lendemain avec la tête vide, prêt à créer.

Que vous utilisiez un carnet, Keepsake ou un autre outil, peu importe. Ce qui est important, c’est :

1. de noter immédiatement ce qui traverse ou encombre votre esprit, et
2. de relire vos notes au moins une fois (idéalement chaque soir).

Vous pouvez essayer gratuitement Keepsake pendant 7 jours. Cliquez ici.