Penser en systèmes
Lorsque vous réalisez une action amenée à se répéter, mettez en place un système : plutôt que de vous lancer tête baissée dans l’exécution de la tâche, l’idée est de réfléchir à une stratégie, d’en noter les étapes à l’écrit, puis de les suivre à la lettre.
À la première exécution, votre système ne sera pas parfait, mais à la seconde, vous l’améliorerez, et après quelques répétitions, votre système sera efficace.
En créant et en améliorant ainsi vos systèmes, vous progresserez bien plus vite qu’en adoptant une stratégie différente et aléatoire à chaque répétition.
Vous pouvez fonctionner ainsi dans tout ce que vous faites : la gestion de votre argent, l’organisation de vos documents, les échanges avec vos clients, les messages que vous envoyez aux personnes que vous rencontrez, etc.
Par exemple, pour écrire ce texte : j’ai un flux de travail bien défini, une procédure de vérification et de publication, puis un système automatisé pour les réseaux sociaux.
Un système coûte de l’énergie au début — l’absence de système en coûte toute la vie
Créer un système demande un investissement à court terme, mais il vous fait gagner du temps, de l’énergie et de la clarté sur le long terme.
Considérez le graphique suivant :
Sans système
La première courbe, en gris pointillée, représente l’absence de système. Certains jours, tout va bien. D’autres jours, l’esprit est saturé. Les efforts montent, descendent… mais sur le long terme, ils restent toujours au même niveau.
Vous gérez. Vous compensez. Vous improvisez. Rien ne s’accumule vraiment, mais rien ne s’allège durablement non plus.
Avec un système
La seconde courbe, en rouge, démarre au même point. Puis elle monte. C’est la phase la plus inconfortable : la mise en place. Il faut prendre une décision, concevoir le système, prendre de nouvelles habitudes… tout ceci semble difficile et demande des efforts.
Mais si vous persévérez, vous verrez que la courbe se stabilise, puis commence à redescendre. Vous optimisez votre système, il s’ajuste à vos besoins, les frictions disparaissent, les décisions deviennent plus simples, et vous avez de moins en moins d’efforts à fournir.
Après quelques temps, la courbe se stabilise très bas. À ce stade, les efforts sont constants, mais presque nuls. C’est là que vous récoltez les bénéfices du système mis en place. Dans notre cas : un esprit plus calme, moins d’hésitations, une sensation d’espace mental, plus d’énergie disponible pour créer.
Les trois phases
La mise en place d’un système repose donc sur trois phases :
- Mise en place : efforts élevés, inconfort temporaire. C’est le prix de la clarté — un prix que beaucoup refusent de payer, mais qu’ils paient indirectement toute leur vie.
- Optimisation : moins d’efforts, plus de fluidité — le système commence à travailler pour vous.
- Récolte à long terme : les efforts sont faibles et stables — les bénéfices, eux, s’accumulent dans le temps de manière exponentielle.
Sans système, vous payez un cout constant. Avec un système, vous payez une fois… et vous récoltez longtemps.
Système et boucle de feedback
Une boucle de feedback nous permet de contrôler les effets de nos actions. En fonction du retour obtenu, nous pouvons ensuite ajuster ces actions pour atteindre le but recherché.
Lorsque vous mettez en place un système, vous utilisez une boucle de feedback pour l’améliorer : vous le mettez en place, vous observez les résultats, et modifiez votre système en fonction.
Gardez à l’esprit que plus la boucle de feedback est courte, plus vite vous améliorerez votre système, et donc plus vite il sera performant, et plus vite vous progresserez.
Copiez les systèmes existants, puis adaptez-les à vos besoins
Dans son livre « Steal Like an Artist », Austin Kleon explique que rien n’est complètement original. Toute nouvelle idée est simplement un remix d’autres idées déjà existantes.
Un enfant apprend en copiant les adultes, et pour l’artiste, le processus est le même : on commence par imiter quelqu’un qu’on admire, on apprend à avoir la même vision que lui, jusqu’à ce qu’on trouve sa propre voix. Le tout est de bien choisir ses influences, et d’apprendre les bonnes choses des bonnes personnes.
Cette logique s’applique à toute tâche compliquée ou domaine que vous ne maitrisez pas encore : copiez les systèmes des autres.
Lorsque vous copiez un système, exécutez-le plusieurs fois en le suivant à la lettre. Dans un second temps, lorsque vous serez plus à l’aise et maitriserez l’exécution du système que vous avez copié, vous pourrez le personnaliser et l’adapter à vos besoins.
Tout est système — sauf votre créativité
Lorsque vous aurez l’habitude de penser ainsi, vous vous apercevrez que partout autour de vous il existe des systèmes que vous pouvez copier ou dont vous pouvez vous inspirer pour améliorer les vôtres.
J’en partage d’ailleurs régulièrement avec vous : mon système de lecture et prise de notes dans la formation Comment Lire et Apprendre Efficacement, mon système d’éditing photo dans L’art de l’éditing, et dans mes coachings, j’aide les personnes que j’accompagne à créer leurs propres systèmes, en s’inspirant des miens.
Plus vous aurez des systèmes en place, plus vous serez efficace et progresserez, et plus vous économiserez votre énergie et vous libèrerez de l’espace mental.
Cette énergie et cet espace mental, vous pourrez alors les consacrer à la seule chose qui ne pourra jamais être remplacée par un système, par un robot, ou par une Intelligence Artificielle — votre créativité.